ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ..ซึ่งในแง่ธุรกิจคือ..ต้นทุน
พวกเราจะเห็นว่า..สถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจ..จึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับ “การบริหารเวลา”
ผมจะเล่าผ่านเรื่องราวง่ายๆ โดยยกตัวละครในสามก๊ก ที่พวกเราคุ้นเคยกันดีนะครับ..

ครั้งหนึ่ง...เล่าปี่..ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน..
ขงเบ้ง..ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เล่าปี่..กล่าวว่า
“ ข้าฯ เห็นด้วยในหลักการแต่ทว่าข้าฯ มีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย ”

ขงเบ้งบอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ

เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ
“ ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร? ”

ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า
“ ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด? ”

เล่าปี่ตอบว่า
“ ข้าฯเคยคิดว่า ข้าฯ มีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้าฯ มีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย จูล่ง ม้าเฉียว ฮองตง ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯ คิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!! "

ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า

“ เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสามขั้น สูง กลาง และต่ำ

ขั้นต่ำ..เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก

ขั้นกลาง..ใช้ตารางและโปรแกรม หรือ App ประจำวัน..ซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน

ส่วนขั้นสูง..เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี ควรเน้นการใช้แผนดำเนินงาน ตามสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว
ทั้งสามขั้นอันดับ..ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น ”

เล่าปี่สารภาพว่า
“ หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯ ยอมรับว่าวิธีของข้าฯ อยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งใบ Slip บันทึก ”

ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า
“ คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหละ!!
ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวด เปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน
ก้อนหิน คือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
และน้ำ คือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ”

ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย ดังในตารางประกอบ

“ ปกติท่านเน้นงานประเภทใด? ” ขงเบ้งถาม

“ ก็ต้องเป็นประเภท ก. ” เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล

“ แล้วงานประเภท ข. ล่ะ? ” ขงเบ้งถามต่อไป

เล่าปี่ตอบว่า “ ข้าฯตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน ”

“ เป็นอย่างนี้ใช่ไหม ” ขงเบ้งถาม..พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็มแล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้

เล่าปี่ตอบว่า “ ใช่ ! ”
“ และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ? ” ขงเบ้งถามต่อ..พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า “ ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม? ”

ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า “ ใช่ ”

“ จริงหรือ? ” ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด

“ บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่? ” ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด

“ แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม? ” ขงเบ้งถามต่อไป

แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด

“ ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง? ”
เล่าปี่ตอบว่า “ ยูเรก้า!! ..เข้าใจแล้ว!! ” พร้อมกับถามต่อว่า “ นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม? ”
ขงเบ้งตอบว่า “ ใช่แล้ว..การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทรายและน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำฯลฯ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก ”

เล่าปี่ยังถามว่า “ แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรล่ะ? ”

ขงเบ้งตอบว่า “ บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง ”

เล่าปี่ถามว่า
“ เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน? ”

ขงเบ้งตอบ...
“ ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง! ”

และเสริมว่า...
“ คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด ”

ขงเบ้งสอนต่อไปว่า...
“ คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพเพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วน และควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้ ”

เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี ‘ วัตถุในถัง ’ ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่า

“ มาวันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ เพราะแม้ว่าข้าฯมีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย กับทำงานลักษณะ ‘ เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม ‘ (เจี่ยนเลอจือหมาติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน ! ”

เรื่องที่ผมเล่ามานี้..แต่งขึ้นมาโดยอาศัยตัวละคร 3 ก๊ก ที่พวกเราคุ้นเคย เพื่อให้พวกเราอ่านแล้วดูดซึมเข้าสมองทันที

แต่สุดท้ายแล้ว...ถ้าเรารู้จักหยิบมันมาใช้ในเส้นทางชีวิตการทำงานของเรา..
ผมเชื่อนะครับ...ไม่ว่าจะทำงานอะไร...มันเอามาปรับใช้ได้เสมอครับ (ลองมาแล้ว ^-^)...
เริ่มต้นจากการวาดตาราง แล้วใส่งานลงไปให้ถูกหมวด จากนั้นก็ลงมือวิเคราะห์ วางแผน...แล้วก็ลุยยยยย....

อ้อๆๆๆ แล้วอยากรู้มั๊ย? เราจะเอาเรื่องการบริหารเวลาแบบนี้..
มาปรับใช้กับเราได้ยังไง..ในยุคดิจิตอล..
ในยุคที่ Smart Phone มีประโยชน์มหาศาล..ไม่ใช่แค่ไว้เม้ามอยกับเพื่อนๆ ทางโทรศัพท์หรือไลน์..
แล้ว Smart Phone ที่เราพกทุกวัน..มันสามารนำมาเป็น Reverage หรือ พลังทวี..เป็นเรขาส่วนตัวเพื่อผ่อนแรงได้ยังไง..
มี LINE กันมั๊ยล่ะครับ Add มาเลย @artartberry

แล้วเจอกันครับ ^^

#พูดจาประสาอาร์ต